Dokument elektroniczny
Według litery prawa dokument elektroniczny jest zbiorem danych, o określonej strukturze wewnętrznej, zapisany na dowolnym informatycznym nośniku danych. Definicję dokumentu elektronicznego precyzuje ustawa z dnia 17 lutego 2005 roku o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
W myśl przepisów ustawy dokument elektroniczny stanowi zbiór danych, charakteryzujący się odrębną całością znaczeniową, uporządkowany w strukturze wewnętrznej i zapisany na nośniku informatycznym.
Z kolei informatycznym nośnikiem danych jest każdy materiał lub urządzenie służące do zapisu, przechowywania i odczytywania danych w postaci cyfrowej lub analogowej. Może to być np. pendrive, płyta CD, karta pamięci, inne.
Co zatem zawiera nośnik danych? Z definicji dokumentu elektronicznego jasno wynika, że nośnik danych zawiera jakąś informację w formie pliku, zapisaną za pomocą odpowiedniego programu komputerowego, który umożliwia późniejsze odtworzenie dokumentu wraz z zamieszczonymi w nim obrazami, tekstami, materiałami dźwiękowymi.
Innym aktem prawnym odnoszącym się do pojęcia dokumentu elektronicznego jest rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 roku w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych. Dokument ten precyzyjnie określa metadane, czyli niezbędne elementy struktury dokumentu elektronicznego, tj. identyfikator, twórcę, tytuł, datę, format, dostęp, typ, relację, odbiorcę, grupowanie, kwalifikację, język, opis, uprawnienia.
Z kolei rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 roku w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi określa sposób postępowania z dokumentami w formie elektronicznej, zasady ich ewidencjonowania, przechowywania, klasyfikowania i kwalifikowania, zabezpieczanie przed ewentualną utratą i dokonywaniem zmian oraz zasady i tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej, a także postępowanie podczas przekazywania materiałów archiwalnych do zasobów archiwum krajowego.